Tenía 19 Automatizaciones y Trabajaba 63 Horas: Por Qué Fallan Zapier y Make
Marzo 2024. Sábado 11:30pm. Estaba arreglando una automatización que había dejado de funcionar.
Mi esposa entró a la oficina: “Humberto, ¿vas a dormir? Llevas 3 horas en eso.”
“Ya casi termino. Esta automatización es importante.”
Ella me miró con una mezcla de tristeza y frustración: “Te prometiste que automatizar te daría más tiempo con nosotros. Pero pasas los sábados arreglando estas cosas.”
Tenía razón.
Yo había invertido 6 meses construyendo “el negocio automatizado perfecto” con Zapier y Make.
El resultado: trabajaba 63 horas semanales. Más que antes de automatizar.
Mi viaje hacia el “negocio automatizado”
El momento que empezó todo
Octubre 2023. Vi un webinar: “Cómo automatizar tu negocio completo sin contratar empleados.”
El instructor mostraba sus Zapier dashboards. Decenas de automatizaciones corriendo 24/7. “Esto trabaja mientras duermo.”
Yo trabajaba 61 horas semanales. La promesa de “automatización” era exactamente lo que necesitaba.
O eso creí.
Las herramientas que compré
Zapier Professional: $49/mes
- 20,000 tareas/mes
- Multi-step Zaps
- Webhooks
Make Pro: $29/mes
- Operaciones ilimitadas
- Escenarios complejos
- Conectores avanzados
Cursos y recursos:
- “Zapier Mastery” $97
- “Make Advanced Automation” $67
- Plantillas y templates: $43
Total primer mes: $285
Compromiso: “Si invierto $285/mes y aprendo bien, liberaré 20+ horas.”
Las 19 automatizaciones que construí
Pasé 6 meses construyendo mi “sistema perfecto”:
Categoría 1: Generación de leads (5 automatizaciones)
- Formulario web → CRM → Email bienvenida → Zapier
- Lead sin actividad 7 días → Email recordatorio → Make
- Lead abre 3+ emails → Notificación “lead caliente” → Slack
- Lead descarga PDF → Agregar tag → Trigger secuencia nurturing
- Lead responde email → Actualizar score → Mover stage en CRM
Categoría 2: Ventas y propuestas (4 automatizaciones) 6. Llamada agendada → Recordatorios automáticos → Preparar info cliente 7. Propuesta enviada → Seguimiento automático cada 3 días 8. Propuesta aceptada → Crear contrato → Enviar factura → Setup proyecto 9. Factura pagada → Actualizar contabilidad → Trigger onboarding
Categoría 3: Gestión de proyectos (6 automatizaciones) 10. Proyecto nuevo → Crear estructura en ClickUp → Asignar tareas 11. Tarea completada → Notificar cliente → Mover a siguiente fase 12. Cliente responde → Crear tarea de seguimiento 13. Deadline 48h → Recordatorio escalonado 14. Proyecto completado → Enviar encuesta → Solicitar testimonial 15. Testimonial recibido → Agregar a sitio web
Categoría 4: Marketing y contenido (4 automatizaciones) 16. Blog post publicado → Compartir en 4 redes sociales 17. Mención en redes → Compilar en reporte semanal 18. Video YouTube → Extraer audio → Transcribir → Crear blog post 19. Newsletter semanal → Enviar a segmentos según comportamiento
Tiempo invertido en construcción: 87 horas durante 6 meses
Sensación: “Soy un genio. Esto va a cambiar todo.”
Lo que nadie me dijo sobre automatización
Semana 8: Primera automatización que falla.
El webhook cambió de formato. Mis Zaps empezaron a fallar. Pasé 4 horas arreglándolo.
“Está bien. Es parte del proceso.”
Semana 12: Tres automatizaciones fallaron en el mismo día.
- CRM actualizó su API
- Zapier tuvo downtime 2 horas
- Make tuvo conflicto entre dos escenarios
Pasé el sábado completo (11 horas) arreglando.
Semana 20: Me di cuenta de que invertía más tiempo manteniendo automatizaciones que lo que ahorraban.
Tiempo semanal en mantenimiento:
- Revisar que todo funciona: 1.8 horas
- Arreglar lo que se rompe: 2.6 horas/semana promedio
- Actualizar cuando cambian APIs: 3-4 horas mensuales
- Documentar para no olvidar cómo funcionan: 1.2 horas
Total: 5.6 horas semanales manteniendo “el sistema que me daría tiempo libre.”
El momento que cambió todo
Abril 2024. Documenté 2 semanas completas con mi Autopsia de Negocio.
Hallazgo 1: Automaticé trabajo que no debía existir
Automatizaciones 1-5 (leads):
- Procesaban 340 leads/mes
- Tasa de conversión: 3.2%
- Clientes generados: 11/mes
- De esos 11, solo 4 eran >$3,500 (mi umbral de valor)
Análisis: Automaticé el procesamiento de 329 leads/mes que NUNCA comprarían. No debía automatizar el seguimiento. Debía dejar de atraer leads mal calificados.
Automatizaciones 6-9 (ventas):
- Creaban propuestas para cualquier proyecto
- Mi tasa de cierre: 22%
- 78% de propuestas rechazadas
Análisis: Automaticé la creación de propuestas para proyectos que no debía perseguir. Debía calificar mejor ANTES de invertir tiempo.
Automatizaciones 10-15 (proyectos):
- Gestionaban clientes de $1,800-3,200
- Estos clientes generaban $26/hora de valor
- Mi objetivo debía ser >$80/hora
Análisis: Automaticé la gestión de clientes que no debía tener. Debía eliminar esos clientes, no automatizar su gestión.
Hallazgo 2: El costo oculto de complejidad
Antes de automatizar:
- Procesos simples
- Si algo fallaba, lo arreglaba directamente
- Cero dependencias de herramientas
Después de automatizar:
- 19 automatizaciones interdependientes
- Si una fallaba, podía romper 3 más
- Dependencia total de Zapier/Make uptime
- Ansiedad constante: “¿Qué se habrá roto hoy?”
El costo emocional: Cada notificación de “Zap failed” generaba estrés. Cada fin de semana dedicado a mantenimiento generaba resentimiento.
Hallazgo 3: Trabajaba MÁS, no menos
Antes de automatizar (octubre 2023):
- 61 horas semanales
Con 19 automatizaciones (abril 2024):
- 63 horas semanales
¿Cómo era posible?
La explicación:
- Tiempo ahorrado por automatizaciones: ~8 horas/semana
- Tiempo nuevo en mantenimiento: 5.6 horas/semana
- Tiempo nuevo en troubleshooting: 2.9 horas/semana
- Tiempo nuevo procesando más volumen: 3.1 horas/semana
Neto: +3.6 horas semanales
Las automatizaciones me permitieron procesar MÁS trabajo. Pero era más trabajo de bajo valor.
Los 4 Pilares que resolvieron el problema real
Implementé NeuroFlow 30H™ en mayo 2024:
| Pilar | Transformación operativa | Resultado medible |
|---|---|---|
| Norte Claro | Diseño de modelo de éxito compatible con vida deseada | 40%+ tiempo protegido |
| Señal Neta | Construcción de capacidad de enfoque profundo | 3+ sesiones de 90 min/semana |
| Poda sin Piedad | Eliminación de 60% de actividades de bajo valor | +20% ingreso por hora |
| Mayordomo Digital | Desarrollo de equipo (humano + IA) autónomo | 10+ horas delegadas/semana |
Mayo: Norte Claro
Definí mi vida diseñada con precisión:
- $19K-23K mensuales
- 24-27 horas semanales
- Domingos sagrados con familia
- Solo proyectos $6K+ que me emocionaran genuinamente
Junio: Señal Neta
Bloqueé 3 sesiones de 90 minutos para deep work.
Durante esos bloques: CERO notificaciones de Zapier/Make. Las silencié todas.
El trabajo de alto valor requería concentración, no interrupciones de “Lead nuevo procesado.”
Julio: Poda sin Piedad
Esto eliminó la necesidad de 14 de las 19 automatizaciones:
Eliminé:
- 9 clientes de <$3,500
- Formularios que atraían leads mal calificados
- Consultas gratuitas (antes 4-6 semanales)
- 5 proyectos “buenos” que no me emocionaban
Delegué:
- Admin completo a VA ($24/hora, 12 horas/semana)
- Follow-up de leads calificados
- Scheduling
- Contabilidad básica
Resultado: 39 horas semanales eliminadas o delegadas.
Agosto: Mayordomo Digital
AHORA SÍ, automaticé. Pero con claridad total:
Desactivé 14 de 19 automatizaciones.
Mantuve solo 5:
-
Cliente $6K+ firma contrato → Onboarding automático
- Solo para clientes de alto valor
- Ahorra 2.1 horas por cliente
-
Proyecto completado → Sistema de testimonios
- Captura feedback automáticamente
- Genera activo de marketing
-
Facturación recurrente → Proceso automático
- Cero fricción en cobro
-
Lead score >90 → Secuencia personalizada
- Solo leads MUY calificados
- No todos los leads
-
Reporte semanal → Consolidación de métricas
- Visibilidad de negocio
- 30 minutos ahorrados/semana
Complejidad reducida 73%.
Mantenimiento: 0.4 horas/semana (vs 5.6).
El resultado 4 meses después
Agosto 2024:
- Horas semanales: 23
- Ingresos mensuales: $21,800
- Ingreso por hora: $237
- Automatizaciones activas: 5 (vs 19)
- Tiempo mantenimiento: 0.4 horas/semana (vs 5.6)
- Costo herramientas: $49/mes (cancelé Make)
Cambio neto:
- -40 horas trabajadas/semana
- +$12,300 ingresos/mes
- -14 automatizaciones
- +$300/mes ahorrados en herramientas
Lo más importante: Los sábados ya no los paso arreglando Zaps rotos.
Lo que aprendí sobre Zapier y Make
1. No son malas herramientas. Las usé mal.
Zapier y Make son poderosos. El problema no fue la herramienta.
El problema fue automatizar SIN preguntarme:
- ¿Este proceso debería existir?
- ¿Este cliente debería estar en mi negocio?
- ¿Este trabajo genera valor >$80/hora?
Automatizar proceso incorrecto = caos procesado más eficientemente.
2. Más automatizaciones ≠ mejor
Antes: “¿Puedo automatizar esto?” → Sí → Automatizaba
Después: “¿Esto debería existir?” → No → Eliminaba
Mejor automatización es la que no necesitas porque eliminaste el trabajo.
3. El costo de mantenimiento es real
Nadie habla del costo de mantener automatizaciones:
- APIs que cambian
- Servicios que hacen downtime
- Complejidad que aumenta exponencialmente
- Estrés cognitivo de sistema frágil
Mi regla ahora: Solo automatizo si el ROI supera 500% considerando mantenimiento.
Mi recomendación si estás usando Zapier/Make
Hazte estas preguntas:
1. ¿Cuántas automatizaciones tienes activas?
Si son >10: Probablemente automatizaste trabajo que deberías eliminar.
2. ¿Cuánto tiempo inviertes en mantenimiento semanal?
Si es >2 horas: El costo oculto está devorando el beneficio.
3. ¿Tus automatizaciones procesan trabajo de alto valor (>$60/hora)?
Si NO: Estás automatizando basura.
Mi secuencia después de aprender por las malas:
- Primero: Autopsia de Negocio (identifica valor real)
- Segundo: Poda sin Piedad (elimina 60-70% de bajo valor)
- Tercero: Delega lo delegable (humano > máquina en muchos casos)
- Cuarto: ENTONCES automatiza lo que sobrevivió
Cómo trabajar conmigo
Yo invertí $1,710 + 87 horas automatizando el trabajo equivocado.
Tú no tienes que cometer ese error.
Programa ESCAPE: $997
- Autopsia de Negocio completa
- Plan de 4 Pilares
- 4 sesiones de implementación
- Garantía: 10+ horas liberadas o gratis
Programa ARQUITECTO: $2,497
- Todo lo de ESCAPE
- Acompañamiento 12 semanas
- Revisión de sistemas
- Comunidad privada
Empieza con Autopsia para saber QUÉ automatizar: neuroflow30h.com
Zapier y Make son herramientas poderosas.
Pero necesitas claridad de QUÉ automatizar ANTES de aprender CÓMO.
Yo aprendí por las malas pasando sábados arreglando Zaps rotos.
Tú puedes aprender de mi error.
Humberto Inciarte El Arquitecto del Tiempo Arquitectos de la Felicidad
